Você sabia que, atualmente, as corporações não utilizam nem 20% do que o Microsoft 365 para empresas tem para oferecer? Pois é, muitas pessoas entendem que essa ferramenta incrível se limita ao Word, Excel e PowerPoint. Mas ela vai muito além disso. Neste blog, você irá descobrir o que é o real Microsoft 365 para empresas e todo o potencial para agregar no seu negócio, utilizando as suas funcionalidades.
O que é o 365 para empresas?
Primeiro, vamos entender o que é o Microsoft 365 para empresas. Ele representa muito mais do que uma simples suíte de aplicativos; é uma abrangente e integrada plataforma que une as excelentes ferramentas de produtividade, segurança e colaboração da Microsoft. Essa solução inovadora foi concebida para atender às demandas dinâmicas do cenário empresarial contemporâneo, oferecendo não apenas um conjunto de aplicativos, mas uma estrutura completa para impulsionar a transformação digital e o crescimento do seu negócio.
O plano mais popular e recomendado para a maioria das empresas é o Microsoft 365 Business Standard, com a integração de aplicativos como:
- Exchange online: é um servidor de e-mail e calendário.
- Teams: plataforma de colaboração e comunicação.
- SharePoint online: plataforma de gerenciamento de conteúdo e colaboração.
- OneDrive: serviço de armazenamento em nuvem.
- Word: editor de texto amplamente utilizado para criar e editar documentos;
- Excel: planilha eletrônica que permite criar e gerenciar dados em formato tabular.
- PowerPoint: usado para criar apresentações visuais.
- Outlook: é um cliente de e-mail e gerenciador de informações pessoais
- Microsoft Loop: aplicativo que facilita a criação colaborativa.
- Publisher: programa de editoração eletrônica que permite criar e compartilhar publicações profissionais de alta qualidade para impressão, online ou por e-mail.
Porém, isso é apenas um resumo de alguns dos aplicativos da Microsoft, só para refrescar a memória. Agora, vamos aprofundar algumas funções deles, focando na utilidade para a sua empresa.
Exchange Online
O Exchange Online, é muito mais do que apenas uma plataforma de e-mail na nuvem. Muitas pessoas desconhecem as vastas possibilidades que essa ferramenta oferece. Além de uma comunicação eficiente por e-mail, o Exchange Online proporciona recursos avançados de colaboração em tempo real, como compartilhamento de calendários e contatos. Isso significa que equipes podem coordenar suas agendas e tarefas de forma simplificada, mesmo estando em diferentes locais.
Outra coisa que muitos não sabem é que o programa vai muito além da simples troca de mensagens eletrônicas. Ele oferece uma robusta segurança e conformidade, cumprindo regulamentações como GDPR e HIPAA. Além disso, sua escalabilidade é impressionante, permitindo que empresas de todos os tamanhos adotem o serviço e cresçam conforme suas necessidades, sem preocupações com capacidade de armazenamento ou desempenho. Com recursos como autenticação multifator e detecção de ameaças em tempo real, o Exchange Online protege os dados confidenciais dos usuários de forma abrangente, garantindo uma experiência segura e tranquila.
Teams
Com o Teams, você é capaz de criar canais específicos para equipes, projetos ou tópicos e, com isso, é possível realizar conversas em tempo real, compartilhar arquivos e colaborar com outros colegas de trabalho, fazendo com que a designação de tarefas seja mais prática e a produtividade dos colaboradores aumente.
Você também consegue marcar reuniões com mais facilidade usando o recurso de agendamento integrado, uma ferramenta que possibilita que você verifique a disponibilidade dos participantes e escolha um horário adequado a todos.
Há também a possibilidade de integrar aplicativos de terceiros ao seu Microsoft Teams, como o Trello, Asana, GitHub, Jira, entre outros, o que permite uma usabilidade maior ao Teams, pois tudo está integrado em um só lugar. Não só esses aplicativos, mas também funções da própria Microsoft, como o Planner ou o Viva.
O Viva é uma funcionalidade nova da Microsoft, que se divide em 4: Viva Connections, Engage, Learning e Insights.
- O Viva Engage permite que você conecte com outras pessoas da sua organização, tendo a possibilidade de realizar enquetes, elogiar alguém, fazer uma pergunta ou iniciar uma discussão.
- Além disso, com o Learning, é possível turbinar seu conhecimento, com treinamentos disponíveis e um histórico do aprendizado.
- Já com o Insights, você consegue separar a vida pessoal do trabalho, fazer pausas e definir um tempo de foco destinado ao trabalho somente com notificações que o lembram de tarefas pendentes.
- Por último, mas não menos importante, o Viva Connections é uma dashboard que unifica o Viva em um só.
É interessante citar que é possível a integração do Viva com o SharePoint, que será o nosso próximo assunto.
SharePoint online:
O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de conteúdo. Com ele as pessoas conseguem trabalhar juntas em projetos, compartilhar documentos e tornar a gestão de processos empresariais mais simples. E tudo isso pode ser feito de uma maneira única e criativa com a criação de uma intranet para sua empresa!
Com uma intranet feita pelo SharePoint, é possível organizar eventos para colaboradores, criar painéis exclusivos para cada setor do seu negócio, conectar departamentos organizacionais por meio de um único canal, e compartilhar notícias, fotos e informações relevantes. Além disso, ele consegue integrar aplicativos como Power BI, Stream, YouTube, Kindle, Microsoft Forms, PowerApps, Twitter (X), e o próprio viva. Tudo isso num só portal.
OneDrive:
O OneDrive, um dos pilares do Microsoft 365 para empresas, é muito mais do que apenas um serviço de armazenamento em nuvem. Além de oferecer a conveniência de acessar seus arquivos de qualquer lugar, o OneDrive possui recursos surpreendentes que muitos desconhecem. Por exemplo, você pode usar ele como uma plataforma de backup para proteger seus arquivos importantes contra perdas acidentais ou danos no dispositivo. Além disso, a plataforma permite que você crie e compartilhe links diretos para arquivos e pastas, simplificando a colaboração com colegas de trabalho ou amigos, mesmo se eles não tiverem uma conta do OneDrive.
Outro recurso útil é a capacidade de criar formulários e pesquisas diretamente no OneDrive usando o Microsoft Forms, facilitando a coleta de feedback e dados de forma organizada e eficiente. Com essas funcionalidades, o programa se destaca como uma ferramenta versátil que vai muito além do simples armazenamento em nuvem, oferecendo uma ampla gama de recursos para aumentar a produtividade e simplificar o trabalho colaborativo.
Word:
O Microsoft Word, um dos programas mais populares da Microsoft, oferece uma gama surpreendente de recursos além da simples edição de texto. Muitas pessoas não sabem que a aplicação possui ferramentas avançadas de formatação que podem facilitar enormemente a criação de documentos visualmente impressionantes. Por exemplo, o aplicativo permite a criação de estilos personalizados que podem ser aplicados de forma consistente em todo o documento, economizando tempo e garantindo uma apresentação coesa. Além disso, o Word possui uma variedade de modelos pré-definidos para diferentes tipos de documentos, como currículos, cartas comerciais e relatórios, que podem ser personalizados conforme necessário para atender às suas necessidades específicas.
Outro aspecto menos conhecido é sua capacidade de colaboração em tempo real. Com o recurso de coautoria, várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, permitindo uma colaboração eficiente e sem problemas.
Excel:
O Microsoft Excel, famoso por suas capacidades de organização e cálculo, oferece muito mais do que simples planilhas. Poucos sabem que o Excel possui uma variedade de recursos avançados de análise de dados, que podem ajudar a extrair insights valiosos de conjuntos complexos de informações. Por exemplo, a ferramenta Power Query permite importar, transformar e combinar dados de diversas fontes, facilitando a análise de grandes volumes de informações de maneira eficiente e precisa.
Além disso, ele oferece recursos de visualização de dados impressionantes, como gráficos dinâmicos e segmentações de dados, que permitem representar visualmente os dados de uma forma que seja fácil de entender e interpretar. Esses recursos menos conhecidos elevam sua utilidade além de simples planilhas, transformando-o em uma poderosa ferramenta de análise e automação para resolver uma variedade de desafios.
PowerPoint:
O Microsoft PowerPoint é conhecido por sua capacidade de criar apresentações visualmente impressionantes, mas muitos desconhecem seus recursos avançados que podem elevar o nível das apresentações. Por exemplo, o PowerPoint oferece a capacidade de criar apresentações interativas e dinâmicas através do recurso de hiperlinks, permitindo que os apresentadores naveguem facilmente entre slides, seções ou até mesmo sites da web durante uma apresentação.
Além disso, o PowerPoint possui ferramentas de design inteligentes, como o Designer e o Transformar, que ajudam a criar layouts e estilos visuais de forma rápida e fácil, mesmo para aqueles sem experiência em design gráfico. Com esses recursos menos conhecidos, o PowerPoint se destaca não apenas como uma ferramenta para criar slides bonitos, mas também como uma plataforma versátil para colaboração e interação em apresentações de negócios.
Outlook:
O Microsoft Outlook é amplamente utilizado como um cliente de e-mail, mas suas funcionalidades vão muito além da simples gestão de mensagens eletrônicas. Poucos conhecem as poderosas ferramentas de organização e produtividade que o Outlook oferece. Por exemplo, ele possui um robusto sistema de calendário que permite agendar compromissos, reuniões e eventos de forma intuitiva, além de permitir a criação de lembretes e tarefas para ajudar a manter o dia organizado.
Com esses recursos, o Outlook se destaca como uma ferramenta completa de comunicação e organização que pode ajudar os usuários a gerenciar eficientemente suas agendas, tarefas e correspondências, aumentando sua produtividade no trabalho e na vida pessoal.
Microsoft loop-
O Microsoft Loop é uma ferramenta de colaboração que permite aos usuários trabalhar juntos em tempo real, independentemente de onde estejam. Uma das características mais notáveis do Loop é a sua capacidade de integrar-se perfeitamente com outras ferramentas da Microsoft, como o Teams e o Office. Isso permite que os usuários colaborem em documentos, planilhas e apresentações sem ter que alternar entre diferentes aplicativos. Além disso, o Loop também suporta a edição simultânea, o que significa que vários usuários podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, vendo as alterações uns dos outros em tempo real.
Além disso, o Microsoft Loop tem uma característica única chamada “Loop Components”. Estes são blocos de conteúdo reutilizáveis que podem ser inseridos em qualquer lugar que você trabalhe. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas em um e-mail e, em seguida, mover essa mesma lista para um documento do Word ou uma reunião do Teams. E o mais impressionante é que, quando você atualiza o componente em um lugar, ele é atualizado em todos os lugares onde é usado. Esta é uma funcionalidade que muitos usuários podem não estar cientes, mas que pode aumentar significativamente a eficiência e a produtividade da colaboração em equipe.
Publisher:
O Microsoft Publisher é uma ferramenta de publicação de desktop que se destaca pela sua facilidade de uso e funcionalidades intuitivas. Ele permite aos usuários criar uma variedade de materiais de marketing e publicações de negócios, desde cartões de visita e folhetos até boletins informativos e sites. Uma característica menos conhecida do Publisher é a sua capacidade de personalizar publicações com a função de “mail merge”. Isso permite aos usuários criar etiquetas de endereço, envelopes e cartas personalizadas, poupando tempo e esforço em tarefas de correspondência em massa.
Além disso, o Microsoft Publisher também suporta a criação de publicações interativas. Por exemplo, você pode inserir e personalizar hiperlinks, criar botões de ação e até mesmo incorporar vídeos em suas publicações. Isso pode ser particularmente útil para criar catálogos de produtos interativos ou apresentações de negócios. Outra característica pouco conhecida é a capacidade de salvar publicações como imagens ou PDFs, facilitando a partilha de designs profissionais com clientes ou colegas. Estas são apenas algumas das muitas funcionalidades poderosas que o Microsoft Publisher tem a oferecer.
Conclusão
Aprendemos, nesse blog, que o Microsoft 365 para empresas é mais completo do que ele aparenta, com funcionalidades não muito conhecidas e aplicações incríveis! Se você estiver considerando adotar o Microsoft 365 para empresas, convidamos você a entrar em contato conosco e agendar uma reunião de 40 minutos para discutirmos como podemos impulsionar seu negócio. E para empresas já usuárias desta suíte de produtividade, oferecemos um treinamento abrangente para garantir que sua equipe aproveite ao máximo todas as ferramentas disponíveis. Espero que você tenha absorvido informações relevantes para você e sua empresa. Até breve, nos vemos no próximo blog!
